Składki na ZUS zaliczysz do kosztów ale dopiero po ich zapłaceniu

Moment zaliczenia składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowany jest terminem ich zapłaty. Stanowią bowiem koszt uzyskania przychodów dopiero w momencie faktycznej zapłaty. Warto jednak pamiętać, że przepisy prawa podatkowego przewidują osobne regulacje, dotyczące momentu właściwego dla uznania  wydatku poniesionego z tytułu zapłaty składek, w zależności
od stosunku łączącego płatnika i osoby, której składki te dotyczą.
Składki na ubezpieczenia społeczne  można bowiem podzielić według kryterium ich finansowania na:
• składki  ZUS  pracowników, opłacane są w części przez pracodawcę, stanowiące koszt pracodawcy - z tytułu składek ZUS i pracownika - zaliczane są do kosztów wynagrodzeń pracodawcy;
• składki ZUS zleceniobiorców,  finansowane częściowo przez zleceniodawcę - koszty składek ZUS i zleceniobiorcę - koszty wynagrodzeń;
• składki na ubezpieczenie przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących, odliczane  
w rozliczeniu podatkowym od dochodu, lub zaliczane są do kosztów działalności.
Jak wynika z przedstawionego wyżej podziału składki ZUS,  niezależnie od źródeł ich finansowania,
z zasady stanowią koszt działalności  pracodawcy,  zleceniodawcy czy też samego przedsiębiorcy
i osób z nim współpracujących. 
Składki  ZUS  pracowników, opłacane przez pracodawcę
W pierwszym przypadku dotyczącym składek ZUS pracowników należy wyodrębnić datę wypłaty  wynagrodzenia pracownikom. W przypadku, jeżeli wypłata pensji odbyła się w prawidłowym terminie to do kosztów uzyskania przychodu pracodawca ma prawo zaliczyć koszty wynagrodzeń,
w tym składki ZUS finansowane przez pracowników,  do miesiąca, którego te wynagrodzenia dotyczyły. W przypadku przekroczenia obowiązującego terminu wypłaty wynagrodzeń wynikającego z odrębnych przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego, pracodawca może  zaliczyć je do kosztów podatkowych dopiero w miesiącu, w którym dokonał faktycznej wypłaty wynagrodzeń. 
Warto ponadto podkreślić, że składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę mogą również stanowić koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne wynagrodzenia, ale tylko w przypadku ich zapłaty do ZUS w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu obrachunkowym.
Składki ZUS zleceniobiorców
W przypadku składek zleceniobiorców, finansowanych przez nich samych to wydatki poniesione
na ich zapłatę stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu wypłaty przez zleceniodawcę należności wynikającej z zawartej umowy.  Oznacza to, że koszt wynagrodzenia, w tym składki ZUS zleceniobiorcy, stanowi koszt podatkowy w miesiącu, w którym zleceniodawca dokonał zapłaty.
W przypadku zapłaty dokonanej  w następnym miesiącu po miesiącu, którego należność dotyczyła
nie ma możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia za miesiąc, którego ten koszt dotyczył.
Istotnym w tym miejscu wydaje się również, aby podkreślić, że składki ZUS, które finansuje zleceniodawca,  stanowią dla niego koszt podatkowy w dacie ich zapłaty.
Składki na ubezpieczenie przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących
Zupełnie inaczej przedstawia się rozliczenie składek ZUS dla celów podatkowych przedsiębiorcy 
i osób z nim współpracujących. W przypadku faktycznie opłaconych składek  ZUS  prowadzący działalność gospodarczą ma prawo wyboru zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów
z działalności lub też odliczyć od dochodu stanowiącego podstawę wyliczenia należnego podatku dochodowego za miesiąc, w którym miała miejsce zapłata składek na ubezpieczenie społeczne.
Elżbieta Węcławik, Tax Care
Adam Bujalski, księgowa Tax Care