Można wybrać czas rozliczenia kosztów prac rozwojowych

Prace rozwojowe prowadzone przez przedsiębiorców w ramach działalności gospodarczej mogą być ponoszone w celu rozszerzenia oferowanego asortymentu, czego skutkiem będzie zwiększenie uzyskiwanych przychodów. Tego rodzaju prace wymagają jednak ponoszenia nakładów inwestycyjnych, nieraz bardzo wysokich.

Przez prace rozwojowe rozumie się czynności bazujące na dotychczasowej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej lub doświadczeń praktycznych, prowadzone w celu wytworzenia nowych lub udoskonalenia istniejących materiałów, wyrobów, urządzeń, usług, procesów lub metod.

Koszty prac rozwojowych zaliczane do KUP
Wydatki poniesione na badania lub w inny sposób pozyskiwaną wiedzę, których wynik może być wykorzystany do produkcji nowych lub ulepszonych produktów lub technologii, określane są jako koszty prac rozwojowych. Ze względu na związek z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że spełnione zostaną podstawowe warunki pozwalające na zakwalifikowanie danego wydatku do kosztów podatkowych.

Dla przypomnienia, pojęcie kosztów podatkowych obejmuje swoim zakresem wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu wydatków, które bezwzględnie nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W katalogu tym nie zostały wymienione prace rozwojowe.

Rozliczenia wydatków poniesionych w związku z prowadzonymi pracami rozwojowymi
Przedsiębiorca, który inwestuje w prace rozwojowe ma kilka możliwości rozliczenia poniesionych wydatków w czasie. Koszty prac rozwojowych mogą być bowiem  zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy. Inną możliwością jest zaliczenie poniesionych wydatków jednorazowo w roku podatkowym, w którym prace zostały zakończone. Przedsiębiorcy, gdy spełnią dodatkowe wymagania, mogą także podjąć decyzję o rozliczeniu tego rodzaju wydatków poprzez odpisy amortyzacyjne.

Amortyzacja kosztów prac rozwojowych
Amortyzację można jednak wybrać tylko w przypadku, gdy prace rozwojowe zakończone zostaną wynikiem pozytywnym, który może być wykorzystany na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Konieczne jest spełnienie łącznie trzech warunków. Po pierwsze, produkt lub technologia wytwarzania muszą być ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone. Po drugie, należy pamiętać o odpowiedniej dokumentacji, z której będzie wynikać techniczna przydatność produktu lub technologii. Dodatkowo z dokumentacji dotyczącej prac rozwojowych powinno wynikać, że koszty prac rozwojowych zostaną pokryte spodziewanymi przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii.

Oznacza to, że poza tym, że badania prowadzone w ramach prac rozwojowych zakończą się skutkiem pozytywnym, to znaczy osiągnięciem zamierzonego celu, niezbędnym jest jednoczesne spełnienie pozostałych warunków. Jedynie bowiem w takim przypadku, przedsiębiorca może dokonać odpisów amortyzacyjnych od wartości wydatków poniesionych w trakcie prowadzonych prac. W innym przypadku nic nie stoi na przeszkodzie, by poniesione koszty zaliczyć jednorazowo do kosztów podatkowych.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Iwona Cackowska, księgowa Tax Care