Agencje PR i największe polskie firmy ciągle słabo radzą sobie z RODO

Po niemal roku od rozpoczęcia obowiązywania RODO Fundacja internetPR sprawdziła, jak największe agencje PR i firmy w Polsce reagują na dziennikarzy zainteresowanych otrzymywaniem informacji i chęcią nawiązania kontaktu.

Przedmiotem badań był sposób odpowiedzi na prośbę o otrzymywanie informacji i nawiązywania relacji. Ponadto sprawdzano, jak badane podmioty są przygotowane do pytań o szczegóły przetwarzania danych oraz usunięcie z bazy.

- Naszym celem nie była ocena treści klauzul czy systemów informatycznych, którymi dysponują. Chcieliśmy jednak sprawdzić czy branża public relations zdążyła się już przygotować do reagowania na realizację próśb oraz praw osób, których dane przetwarza - piszą autorzy badania.

Raport, udostępniony portalowi Wirtualnemedia.pl, ma naświetlić obszary, w których branża mogłaby się poprawić na poziomie operacyjnym - widocznym na zewnętrz dla dziennikarza.

Badanie prowadzone było od lutego do okolic połowy maja br. przez dziennikarzy związanych z Fundacją internetPR.  Składało się z trzech etapów - pierwszy to wyrażenie przez dziennikarza (Fundacji internetPR) zainteresowania otrzymywaniem informacji na temat firmy oraz prośba o dopisanie do bazy danych. Kolejne etapy to prośba o informację jak przetwarzane są dane osobowe pytającego dziennikarza, a następnie prośba o usunięcie z bazy kontaktów.

Pierwsza kara w Polsce dot. RODO - prawie 1 mln zł za nieinformowanie o przetwarzaniu danych przedsiębiorców

RODO a największe firmy

W grupie badanych firm (zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego), po pierwszym etapie testu dziennikarzowi udało się znaleźć w bazie kontaktów medialnych w 58 proc. spółek.

Zupełny brak odpowiedzi na prośbę dziennikarza o dopisanie do bazy zdarzył się w co czwartym (26 proc.) przypadku.

64 proc. firm, w których bazach dziennikarz się znalazł, poprawnie odpowiedziało na prośbę o informacje w jaki sposób przetwarzane są jego dane. Jednak w 86 proc. firm odpowiedzi na pytanie o szczegóły przetwarzania danych, były pierwszym momentem, kiedy dziennikarz otrzymał jakiekolwiek informacje prawne.

W przypadku 16 proc. firm, pomimo wymiany maili, finalnie dziennikarz nie znalazł się w bazach - podyktowane to było w 11 proc. tłumaczeniem o braku chęci spamowania lub nagłym i niezrozumiałym zaniechaniem komunikacji (pozostałe 5 proc.).

36 proc. firm albo nie odpowiedziało na maila z pytaniem o szczegóły przetwarzania danych zupełnie (9 proc.) albo w mailu zwrotnym nie znajdowała się faktyczna odpowiedź na prośbę (27 proc.).

Facebook walczył, by nie dopuścić do wprowadzenia RODO i innych przepisów chroniących dane osobowe

RODO w agencjach PR

Wśród przebadanych agencji PR, po pierwszym etapie testu dziennikarzowi udało się znaleźć w bazie kontaktów medialnych w 45 proc. firm. zupełny brak odpowiedzi na prośbę dziennikarza o dopisanie do bazy dotyczył 40 proc. agencji.

W co dziesiątej zbadanej agencji  finalnie dziennikarz nie znalazł się w bazach - podyktowane to było w 5 proc. tłumaczeniem o braku interesujących informacji lub nagłym i niezrozumiałym zaniechaniem komunikacji (pozostałe 5 proc.).

W przypadku 78 proc. agencji, w których bazach dziennikarz się znalazł, poprawnie odpowiedziało na prośbę o informacje w jaki sposób przetwarzane są jego dane. Z kolei w 29 proc. przypadków odpowiedzi na pytanie o szczegóły przetwarzania danych były pierwszym momentem, kiedy dziennikarz otrzymał jakiekolwiek informacje prawne.

Co piąta (22 proc.) agencja zignorowała maila z pytaniem o szczegóły przetwarzania danych. Wszystkie te, które poprawnie odpowiedziały na pytanie o szczegóły przetwarzania danych, niezwłocznie zrealizowało też prośbę o usunięcie z bazy (realizacja do 72h od wyrażenia takiej chęci przez dziennikarza, z pominięciem weekendu).

Rok z RODO - jakie wnioski dla firm i agencji PR?

W podsumowaniu badania autorzy wskazują, że nawet firmy profesjonalnie zajmujące się komunikacją w wielu przypadkach nie potrafią skutecznie reagować na zainteresowanie otrzymywaniem informacji o markach, dla których pracują.

Pytanie o to w jaki sposób przetwarzane są dane, bardzo często odbierane jest jako niezadowolenie lub wręcz pretensja, a reakcje odpowiadających wręcz zaskakują - w kilku przypadkach odpowiedzią jest pytanie czy dane mają zostać usunięte z bazy lub dane są usuwane nawet bez takiego pytania, choć dziennikarz wcale o to nie prosił - opisują eksperci Fundacji internetPR.  

W kilku przypadkach, pomimo potwierdzenia znalezienia się bazie kontaktów medialnych, nigdy nie zostały przesłane jakiekolwiek informacje. Mogło to być wprawdzie podyktowane brakiem informacji z interesującego obszaru tematycznego w badanym okresie, ale nadal dość interesującym jest fakt braku chęci szybkiego „wykorzystania” nowego kontaktu z bazy.

- Badanie sprawdzało poziom wdrożenia procedur reakcji na trzy popularne prośby dziennikarzy. Są to na tyle rutynowe czynności, że gładkie przebrnięcie przez każdy z etapów nie powinno stanowić dziś dla nikogo problemu. Oczywiście można było go przejść łatwiej automatyzując działania odpowiednim oprogramowaniem ale tak naprawdę nie było ono potrzebne. Oprogramowanie miałoby decydujące znaczenie, w przypadku kontrolowania rozliczalności procesów, sposobu realizacji obowiązków czy zapewnienia bezpieczeństwa danych. Z tej perspektywy widać, że większość badanych firm wprawdzie ma świadomość RODO, ale nie udało im się praktycznie wdrożyć podstawowych procesów w działach public relations. Odpowiedzi kilku podmiotów można było odebrać jako "udawanie" że agencja/firma nie przetwarza danych, a to już alarmujący sygnał. Agencje PR wypadły w badaniu nieznacznie lepiej, choć w kilku przypadkach także ich zachowanie zaskakuje - mówią portalowi Wirtualnemedia.pl eksperci Fundacji internetPR.

Autorzy badania wskazują, że konieczna jest dalsza edukacja rynku. - RODD jest postrzegane jako problem choć działa w interesie rynku usług PR-owych. W praktyce reguluje obrót danymi i będzie wpływało na profesjonalizację rynku - czytamy w raporcie udostępnionym portalowi Wirtualnemedia.pl.

W badaniu uczestniczyły firmy (kolejność przypadkowa): PKN Orlen, PGNiG, Energa, PZU, Grupa Lotos, PGE, KGHM Polska Miedź, PGL Lasy Państwowe, Cinkciarz.pl, PKO BP, Enea, Asseco Poland, Cyfrowy Polsat, Grupa Azoty, PPHU Specjał, Neuca, AB, Polska Grupa Górnicza, Lewiatan.

Agencje PR uczestniczące w badaniu to (kolejność przypadkowa): Partner of Promotion, MSLGroup, Neuron, Hill+Knowlton Strategies, 24/7 Communication, Grayling Poland, Solski Communications, InnerValue, 38PR & Content Communication, Havas PR Warsaw, Linkleaders, NBS Communications, Publicis Consultants, Clue PR, Genesis PR, TBT i Wspólnicy, Brandscope, Grupa Onboard, Garden of Words, Walk.