Obniż podatek, wykorzystaj majówkę na szkolenie

Okres długiego weekendu majowego, to czas w którym wiele osób decyduje się na urlop. W efekcie wiele firm pracuje na pół gwizdka, albo robi sobie przerwę, maleje liczba spotkań biznesowych, czy zleceń do zrealizowania.

Dla przedsiębiorców, którzy na co dzień pracują 12 i więcej godzin, jest to doskonały czas na to, by nadrobić zaległości w wiedzy niezbędnej do prowadzenia działalności gospodarczej. Chodzi z jednej strony o wiedzę ogólną – z zakresu marketingu, sprzedaży czy PR – ale też wiedzę specjalistyczną związaną z branżą, w jakiej przedsiębiorca prowadzi działalność. Nic więc dziwnego, że dla firm szkoleniowych okres majówki nie jest czasem wypoczynku. Przeglądając strony internetowe, gromadzące ogłoszenia zamieszczane przez firmy szkoleniowe, można znaleźć bogatą ofertę szkoleń, zaczynając od tych jednodniowych, odbywających się w większych miastach, na wyjazdowych kończąc. Zarówno ceny, jak i tematyka szkoleń są zróżnicowane, dlatego też każdy zainteresowany powinien znaleźć coś dla siebie. Bardzo popularne są na przykład szkolenia z nowoczesnych techniki sprzedaży, profesjonalnej obsługi klienta, czy też poświęcone sztuce negocjacji w biznesie. Uczestnicząc w takim szkoleniu można połączyć przyjemne z pożytecznym – oderwać się od codziennych obowiązków, a jednocześnie zdobyć wiedzę oraz certyfikat odbytego szkolenia, co może być niezbędne do świadczenia określonego typu usług.

Wydatki na szkolenie mogą być kosztem podatkowym
Na tym jednak nie koniec, bo korzyści z doszkalania się może być więcej. W niektórych przypadkach wydatki poniesione na zakup szkolenia można zaliczyć do kosztów podatkowych, co dodatkowo podnosi atrakcyjność takich spotkań. Należy jednak pamiętać o pewnych warunkach, które muszą być spełnione.

Szkolenie musi mieć związek z profilem firmy
Przede wszystkim, za koszt podatkowy można uznać tylko takie wydatki, które w sposób bezpośredni lub pośredni powiązane są z generowanym przez przedsiębiorcę przychodem. Są ponoszone w celu jego uzyskania, zabezpieczenia albo zachowania jego źródła. Oznacza to, że wydatek faktycznie nie musi przynieść przychodu, ważne by jego poniesienie mieściło się we wskazanych celach.
Wyjątkiem są wydatki zawarte w art. 23 ustawy o PIT, nawet gdy spełniają wskazane cele. W katalogu tym nie znajdują się jednak koszty poniesione w celu podniesienia kwalifikacji własnych.

Kosztów podatkowych nie stanowią na przykład poniesione przez przedsiębiorcę wydatki, których charakter można określić jako osobisty. Oznacza to, że nie służą działalności gospodarczej i przychodom z niej generowanym, zaspakajając jedynie prywatne potrzeby przedsiębiorców. Przykładem może być szkolenie z technik masażu, jeśli przedsiębiorca prowadzi na przykład pralnię (chyba, że jest to jedno z działań zmierzających do rozszerzenia profilu działalności). Inaczej jest jednak, gdy mamy do czynienia ze szkoleniem, które dzięki podniesieniu umiejętności biznesowych służy rozwojowi firmy, zwiększa konkurencyjność na rynku. Takie wydatki są ponoszone w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia, czy zachowania jego źródła.

Nauka nie może być fikcją
Ważne jest też, aby szkolenie było faktycznie szkoleniem, a nie wyjazdem wypoczynkowym. A to zależy od programu. Jeśli jest bogaty, składa się zarówno z zajęć teoretycznych, jak i praktycznych, i faktycznie wypełnia dzień uczestnika, nie powinno być wątpliwości. Wymiar godzin nauki musi pozwalać na przyswojenie prezentowanego materiału dydaktycznego.
Kolejny istotny punkt to tematyka szkolenia – musi być spójna z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przykładowo, przedsiębiorcy prowadzącemu sklep z zabawkami trudno będzie wykazać, że szkolenie z obsługi sekretariatu jest niezbędne w prowadzeniu jego firmy i przyczyni się do generowania przychodów lub zabezpieczenia czy zachowania jego źródło.

Zachowaj dokumenty na wypadek kontroli
Przedsiębiorca powinien jednocześnie pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli, to na nim ciąży obowiązek wykazania istnienia realnego związku, występującego pomiędzy tematem szkolenia, a prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego do czasu przedawnienia zobowiązania warto przechowywać dokumenty potwierdzające zakres szkolenia, na przykład szczegółowy program (jest to 5 lat liczone od końca roku podatkowego, w którym płacony jest podatek ale okres ten może być dłuższy – niekiedy jest on zawieszany lub nawet przerywany). Potwierdzają to liczne interpretacje podatkowe wydawane w tym zakresie, z których wynika wprost, że tylko wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzeniu działalności gospodarczej i które mają z nią związek stanowią koszt podatkowy.

Wybrane interpretacje podatkowe
„(…)Mając na uwadze treść art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy stwierdzić, że z omawianych wyżej dwóch grup wydatków dotyczących kształcenia, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, zaliczone mogą być koszty związane z nauką, tylko wtedy, kiedy w ich przypadku uznaje się, że są one racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. (…)” – interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 listopada 2008 r., nr ILPB1/415-701/08-3/AG
„(…)Jako uzasadnione racjonalnie i gospodarczo, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, uznać należy wydatki na kształcenie, które pozwolą podatnikowi nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności gospodarczej. (…)
Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego i powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, iż wydatki poniesione na podwyższenie kwalifikacji zawodowych Wnioskodawcy choć trudno je przypisać konkretnym przychodom, mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a w konsekwencji wpływ na powstanie lub zwiększenie, obecnie lub w przyszłości, przychodu. Wobec tego wydatki na ten cel faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Jednakże zauważyć należy, iż to na Wnioskodawcy spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami, a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.(…)”.  – interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 31 stycznia 2012 r. nr ITPB1/415-1145/11/DP.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care