Kiedy należy rozliczyć podatek od otrzymanej zaliczki

Otrzymana od kontrahenta zaliczka na poczet dostawy towarów lub wykonania usługi nie stanowi przychodu do opodatkowania. Może się nim jednak stać.

Ustawodawca wskazuje, iż za przychód z działalności nie uznaje się wszelkich wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Mimo, iż zaliczka nie jest w przepisach bezpośrednio nazwana, spełnia powyższą charakterystykę i przedsiębiorca nie musi o nią powiększać podstawy do opodatkowania. Co jednak, gdy otrzyma on resztę należnej kwoty lub jeśli wysokość zaliczki pokrywała się z faktyczną ceną świadczenia, a także jeżeli do wykonania świadczenia nie doszło?

Brak przychodu tylko w momencie otrzymania zaliczki

Otrzymaną zapłatę z góry podatnik zobowiązany będzie ująć jako przychód, lecz nie w momencie jej otrzymania, a dopiero w momencie wykonania usługi, czy dostawy towarów. Inaczej, zaliczka będzie ujęta w przychody podatkowe, jeśli świadczenie zostanie zrealizowane.
Co ważne, na sytuację tę nie wpływa wysokość otrzymanej przedpłaty - nic nie stoi na przeszkodzie, aby wartość zaliczki stanowiła wartość całej należności.

Wycofanie po wpłacie zaliczki

Jeśli po zapłacie zaliczki na poczet przyszłego świadczenia, kontrahent rezygnuje z kontraktu, podatnik będzie musiał zaliczkę tę uznać za przychód. Stanowisko to potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 15 listopada 2010 r. o syng. ITPB1/415-870a/10/PSZ, wskazując, iż w przypadku zatrzymania kwoty wpłaconej przez klienta w formie zaliczki, które było skutkiem niezrealizowania umowy z winy klienta, wpłacona zaliczka staje się kwotą należną podlegającą opodatkowaniu. Dzieje się to z chwilą, w której kontrahent odstąpił od umowy.
Co ważne jednak, w kontrakcie musi być zapisane, iż sprzedający uprawniony jest do zatrzymania zaliczki.

Obowiązek podatkowy będzie rodziło również otrzymanie zaliczki, jeśli dotyczy ono częściowego wykonania usługi, a podatnik ustalił w umowie z kontrahentem kwoty należności za poszczególne etapy wykonania usługi.

Bez przychodu, ale potwierdzona fakturą

Podatnik nie może przy przyjmowaniu zaliczki zapomnieć o wystawieniu tzw. faktury zaliczkowej. Mimo iż samo otrzymanie zaliczki nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu podatku dochodowego, ma to miejsce w przypadku podatku VAT. Otrzymanie zaliczki obliguje do zarejestrowania tego zdarzenia w ewidencji VAT-u. Podatnik ma 7 dni na wystawienie faktury zaliczkowej od chwili otrzymania przedpłaty, a wysokość podatku określana jest odpowiednio do wysokości zaliczki.
Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi podatnik powinien wystawić fakturę końcową – kwotę świadczenia musi skorygować o wartość zaliczki, a kwotę podatku pomniejszyć o ten, wykazany w fakturze zaliczkowej. Ważne, aby faktura końcowa zawierała numery faktury zaliczkowej.
Jeśli zaliczka wynosiła całą należność (stanowiła łączną kwotę brutto całego świadczenia), podatnik nie musi wystawiać faktury końcowej.

Obowiązek podatkowy będzie natomiast rodziło otrzymanie zaliczki, jeśli dotyczy ono częściowego wykonania usługi, a podatnik ustalił w umowie z kontrahentem kwoty należności za poszczególne etapy wykonania usługi.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Adam Bujalski, księgowy Tax Care