Podróż służbowa: dieta może być opodatkowana

W związku z podróżami służbowymi pracownicy otrzymują od pracodawcy różnego rodzaju świadczenia, do których należą między innymi diety, których wysokość określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej.

Przychód ze stosunku pracy
Analizę problemu opodatkowania diet związanych z podróżami służbowymi, warto rozpocząć od zdefiniowania przychodu ze  stosunku pracy. 

Przychodem ze stosunku pracy określa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na ich źródło finansowania. 

Można zatem stwierdzić, że przychodem z tego źródła uznaje się z zasady:
• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki,
• przyznane nagrody,
• ekwiwalenty wypłacane w związku z niewykorzystanym urlopem
• wszelkie inne kwoty
- niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona.

Warto ponadto pamiętać, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazują, iż do przychodów wynikających ze stosunku pracy należy także zaliczyć wszelkiego rodzaju świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, a także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, jak choćby opłacany przez pracodawcę dostęp do opieki medycznej lub też dość popularne ostatnio karnety na zajęcia rekreacyjne.

Podstawowym kryterium decydującym o tym, czy dane świadczenie można zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy, jest fakt występowania związku prawnego lub też faktycznego, danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy.

Można zatem uznać, że istotnym jest to, czy określone świadczenie może otrzymać wyłącznie pracownik, czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym.

Zwolnienie przedmiotowe
Jak już zostało wspomniane, wypłacane diety związane z odbywanymi podróżami służbowymi, stanowią dla pracowników przysporzenie majątkowe, a więc podlegający z zasady opodatkowaniu podatkiem dochodowym przychód ze stosunku pracy.
Jest jednak zwolnienie przewidziane w artykule 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o podatku dochodowym
od osób fizycznych,  w myśl którego wolne od podatku są diety i inne należności za czas:
• podróży służbowej pracownika,
• podróży osoby niebędącej pracownikiem
– ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Oznacza to, że w przypadku, gdy kwota wypłacanych przez pracodawcę świadczeń przeznaczonych na wyżywienie podczas delegacji przekracza wartość limitu określonego na podstawie powyższego rozporządzenia, koniecznym jest odprowadzenie podatku od nadwyżki.

Na chwilę obecną, pracownikowi przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Jej wysokość to 23 zł za każdą dobę podróży. Należy jednakże pamiętać, że w przypadku podróży krajowych, trwających nie dłużej niż 1 dobę pracownikowi przysługuje:

• połowa diety w przypadku delegacji trwającej od 8 do 12 godzin
• dieta w pełnej wysokości dla podróży trwających więcej niż 12 godzin.
Ponadto przepisy jasno wskazują, że w przypadku delegacji trwających dłużej niż jedną dobę,
za każdą  dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę pracownik ma prawo do zwrotu kwot ustalonych na podstawie powyższych zasad.

Istotnym wydaje się również, aby podkreślić, że dieta nie przysługuje w ogóle w przypadku:
• nie tylko oddelegowania pracownika do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
ale także w stosunku do podróży służbowych trwających  co najmniej 10 dni za występujący podczas tej podróży dzień wolny, w którym wrócił on do miejscowości zamieszkania
• jeżeli pracownik miał  zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care