Dyrektorka personalna RAS Polska: Smartwork to rewolucja w funkcjonowaniu firmy, najważniejsi są pracownicy

Okres pandemii zrewolucjonizował w pewnej formie sposób pracy w większości polskich firm, także w mediach. RAS Polska nie był tutaj wyjątkiem. Jak praca zdalna i hybrydowa wpłynęła na model funkcjonowania firmy, jakie zalety i wady tego modelu ujawniły się w okresie pandemii?

Monika Remiszewska: Samo przejście na pracę zdalną w marcu 2020 roku nie zmieniło modelu funkcjonowania firmy. Była to wymuszona operacja, przenosząca do wirtualnej rzeczywistości działania, które do tej pory realizowane były w warunkach fizycznej obecności zaangażowanych stron. RASP przed pandemią nie był firmą pracującą w trybie zdalnym. Jedynie niewielki odsetek pracowników mógł pracować z domu i to raczej w ramach wyjątkowych sytuacji, niż normy. Budowaliśmy swoją przewagę konkurencyjną pracodawcy – podobnie jak inne firmy z branży mediowej czy technologicznej – w oparciu o biura i ofertę, która z biurami się wiązała. W trybie nagłym, „pandemicznym” poddani byliśmy transformacji.

Czy nagłe przejście w tryb zdalny od razu pokazało zalety?

Jak pokazały nam badania, które realizujemy wspólnie z pracownikami, praca zdalna – nawet taka wymuszona – dała wiele korzyści, głównie związanych z indywidualnym efektywnym funkcjonowaniem każdego z nas. Dojazdy do pracy, zarządzanie zadaniami, elastyczność czasu pracy. Początkowo wydawało się, że taki model pracy ma same zalety. Szybko jednak zobaczyliśmy również drugą stronę medalu – brak kontaktów międzyludzkich, zamknięcie czy samotność. Jako świadomy pracodawca zorientowaliśmy się, że praca zdalna może mieć destrukcyjny wpływ na zdrowie psychiczne. Szybko, bo już w połowie 2020 roku, stworzyliśmy programy opieki psychologicznej, grupy wsparcia, webinary o zdrowiu psychicznym. Skorzystały z nich setki osób.
Wsłuchując się w głosy naszych pracowników, już latem 2020 roku, podjęliśmy decyzję, że powrót do stylu pracy sprzed pandemii nie powinien nastąpić. Wykorzystaliśmy kolejne miesiące na to, żeby się należycie przygotować na zmianę, zaangażowaliśmy ekspertów, którzy wsparli nas w wypracowaniu odpowiednich zasad.

RAS Polska przewidział istotne zmiany w modelu pracy. Jednym z rozwiązań ma być Office Week...

Żeby dobrze opisać ideę Office Week, muszę opowiedzieć najpierw o modelu pracy, który przyjęliśmy. Zdecydowaliśmy się na wdrożenie modelu smartwork – czyli pracy w miejscu i czasie, dostosowanym do rodzaju zadań, które realizujemy. Nie narzuciliśmy naszym pracownikom konieczności powrotów do biura, nie decydowaliśmy centralnie o proporcjach pracy z biura i z domu. Oddaliśmy te decyzje w ręce poszczególnych menadżerów i ich zespołów, proponując jednocześnie ramowe zasady funkcjonowania w nowej rzeczywistości. Każdy zespół wraz z przełożonym miał możliwość wypracowania własnych warunków, wedle których będzie prowadził swoją działalność.

Na czym polega pomysł, jakie korzyści ma dać pracownikom z jednej, a firmie z drugiej strony?

To wielki eksperyment, dajemy sobie prawo do popełniania błędów i korekty planów. W tym liberalnym podejściu do modelu pracy, mamy jednak pragnienie utrzymania naszej kultury organizacyjnej, którą wspólnie z pracownikami w ostatnich latach kształtowaliśmy. Dlatego też organizować będziemy różnego rodzaju wydarzenia, które będą umożliwiały spotkania i doświadczanie tego, co to znaczy być i pracować w RASP. To niezwykle ważne, żebyśmy poczuli jak dobrze jest być znowu razem, że są rzeczy, których nie będziemy w stanie jakościowo realizować zdalnie. Co ważne, w czasie pandemii dołączyło do nas ponad 400 nowych pracowników. Chcemy dać nam wszystkim możliwość poznania się. Office Week jest jednym z takich właśnie wydarzeń. Zapraszamy do biura, żeby wspólnie cieszyć się swoją obecnością, żeby spędzić dobrze i efektywnie czas na sprawach, które wymagają osobistego udziału. Przy okazji, proponujemy atrakcje w tle: wspólne śniadania, spotkania z ekspertami, naukę pierwszej pomocy, sesję zdjęciową czy też międzymiastowy turniej ping ponga. Ale Office Week nie ma być w żadnym wypadku zachętą do powrotu do biura na stałe, jeśli dany zespół nie ma takiej potrzeby. Ma być wydarzeniem, podobnym do innych, które planujemy – jak na przykład jedyny w swoim rodzaju RAS Festival – muzyczne wydarzenie ze świetnym line’upem dla wszystkich pracowników RAS Polska i spółek zależnych.

Czy Office Week to wydarzenie jednorazowe?

Aktywności w czasie Office Week mają jedną wspólną cechę – stwarzają okazję do spotkań, nawiązywania kontaktów i budowania relacji między zespołami. Czy Office Week zagości u nas na dobre? Zobaczymy. Tak jak wspomniałam, dajemy sobie prawo do eksperymentu, żeby wypracować najlepsze rozwiązania.

Jak sprawdza się praktyce ciekawy pomysł „rezerwacji biurek”? Tuż przed pandemią uruchomiliście nowoczesne biuro w Warszawie, czy we wszystkich miastach obowiązuje system rezerwacji biurek?

Podczas pandemii otworzyliśmy nowe biura w Krakowie i we Wrocławiu. Biura są nowoczesne i dostosowane do trybu pracy, który sobie wybraliśmy. Projektując biura wzięliśmy pod uwagę preferencje poszczególnych zespołów, co do miejsca pracy. Okazało się, że zdecydowana większość chciałaby raczej bywać w biurach niż na co dzień z nich korzystać. Dlatego też zaprojektowaliśmy powierzchnie łącząc przestrzenie do wspólnych spotkań z indywidualnymi miejscami pracy. Wprowadziliśmy również strefowy system rezerwacji przestrzeni, który umożliwia nie tylko rezerwację miejsca pracy (biurka) na dany dzień, ale również podgląd kto ze współpracowników jest danego dnia w biurze, rezerwację sal, sprzętów, stanowisk specjalistycznych, miejsc parkingowych. Dotychczasowe doświadczenia korzystania z systemu są bardzo pozytywne. W Warszawie, gdzie nowe biuro otworzyliśmy tuż przed pandemią, system rezerwacji biurek nie obowiązuje, gdyż biuro zbudowane jest w oparciu o tradycyjne podejście. Tutaj pewnie przed nami jest przemodelowanie przestrzeni, żeby lepiej służyły modelowi pracy smart, a być może również celom społecznym, takim jak pracownie hobbystyczne czy świetlice.

Model zdalnej pracy obowiązywał wiele miesięcy. Czy w wypadku RAS Polska przyniósł konkretne oszczędności w funkcjonowaniu firmy?

Nie zakładaliśmy, że czas pracy zdalnej, wymuszonej przez pandemię, przyniesie nam jakiekolwiek oszczędności. Kierowaliśmy się wyłącznie względami bezpieczeństwa i zdrowia naszych pracowników. Zespoły, które ze względu na specyfikę realizowanych działań, pracowały w warunkach biurowych zostały objęte szczególną ochroną. Zadbaliśmy o badania przesiewowe, darmowe testy, zabezpieczenia sanitarne. Zainwestowaliśmy w zabezpieczenie wszystkich sprzętów biurowych w specjalne powłoki dezynfekujące i zabezpieczające przed gromadzeniem się wirusa (Titansolid). Przez cały okres pandemii funkcjonowało bez zmian nasze studio wideo, nieprzerwanie realizowaliśmy w nim programy. Dbaliśmy również o zabezpieczenie naszych procesów biznesowych, tworzyliśmy plany i scenariusze awaryjne. Trudno w takich okolicznościach mówić o oszczędnościach.