Otwarta przestrzeń to nie tylko sposób na ograniczenie kosztów, lecz także na zwiększenie efektywności pracy

– W biurze z otwartą przestrzenią mieści się znacznie więcej osób niż w klasycznym biurze – przekonuje Nigel Wade, prezes zarządu firmy Commerson oraz członek zarządu RICS Polska. – Różne kraje mają różne wskaźniki powierzchni na jedną osobę. W Szwecji jest on najwyższy – ponad 20 mkw. na osobę, w innych krajach schodzi do 6-8 mkw. Ale to i tak mniej niż w klasycznym biurze.

Od początku lat 90., czyli od momentu, w którym na polskim rynku pojawiły się międzynarodowe korporacje, rośnie popularność open space'ów. Dla pracodawców oznacza to znaczne oszczędności (według badań Skanska nawet o połowę), zarówno przy wynajmie powierzchni biurowej, jak i urządzeniu biura.

– Poza tym to sprzyja integracji i bliższej współpracy, w ten sposób buduje się drużynę – mówi Nigel Wade.

Jak podkreśla Wade, pomaga to budować relacje między pracownikami, wspomaga wymianę myśli i doświadczeń. Dlatego jest to tak często wybierana forma pracy przy dynamicznych zespołach, gdzie liczy się praca zbiorowa.

Istotne jednak jest dopasowanie charakteru wykonywanej pracy i sytuacji panującą w zespole do stworzenia odpowiedniej atmosfery pracy. To, co sprawdza się w młodych zespołach, niekoniecznie będzie dobrze funkcjonować w kancelarii prawnej, gdzie każdy pracownik potrzebuje ciszy i spokoju. Jak podkreśla ekspert, inwestycja w odpowiednie biuro i miejsca do pracy jest konieczna, bo ma to wpływ na efektywność pracowników.

– Hałas nie tylko nas demotywuje i męczy, przez niego stajemy się mniej świadomi i mniej twórczy. Dlatego tak ważne stało się właściwe zaprojektowanie miejsca, w którym funkcjonować będzie firma, a w szczególności jej pracownicy – mówi Wade.

Bardzo istotne znaczenie mają nie tylko takie czynniki, jak temperatura czy oświetlenie, lecz także aranżacja biura i jego wyposażenie. Dodatkowo nowoczesne biuro powinno łączyć w sobie różne funkcje – poza podstawową powinno umożliwiać pracownikom również np. relaks.

– Kluczem do osiągnięcia produktywności i zadowolenia pracowników jest stworzenie przestrzeni dopasowanej do różnych potrzeb i działań. W pracy ponad połowę swojego czasu spędzamy w głębokiej koncentracji, w jednej czwartej poświęcamy go na współpracę z innymi, resztę zaś dzielimy między naukę a towarzyskie kontakty – mówi Wade.

Open space, zdaniem eksperta, sprawdza się przede wszystkim w firmach informatycznych, telekomunikacyjnych i firmach usługowych.

– W biurach typu call center na jedną osobę potrzebnych jest ok. 6 mkw. Konieczny jest telefon, komputer i nic więcej. Mniej powierzchni wystarcza też w firmach związanych z księgowością i outsourcingiem – podkreśla Wade.

Open space jest bardzo popularny w korporacjach amerykańskich. Dziś w otwartych biurach pracuje blisko 70 procent Amerykanów. Przykładem jest niedawno otwarta siedziba Facebook Campus w Dolinie Krzemowej, gdzie na 40 tys. mkw. pracuje 2,8 tys. osób.

– Zazwyczaj jednak nie ma problemów z otwartą przestrzenią, pracownicy mogą siedzieć w jednym miejscu. Niestety, budynki w Polsce są stare, dlatego potrzebne są zmiany na rynku – analizuje ekspert.

Zasoby nowoczesnej powierzchni biurowej w Polsce w ciągu ostatnich dziesięciu lat zwiększyły się ponaddwukrotnie – z 2,7 mln do 7,14 mln mkw. – wynika z raportu Knight Frank. Zwiększyła się liczba otwieranych biur, przede wszystkim w Warszawie. Od początku tego roku rynek biurowy wzbogacił się o prawie 147 tys. mkw. nowoczesnej powierzchni. W budowie jest 725 tys. mkw., kolejnych 28 tys. jest w trakcie modernizacji. Duża podaż sprawia, że czynsze nie rosną, dzięki czemu więcej firm będzie mogło przenieść siedziby do nowoczesnych biurowców.