Rozmowa z radcą prawnym Marią Kobryń z Kancelarii Blueshell Legal.
1. Jakie najważniejsze zmiany prawne czekają przedsiębiorców od nowego roku?
Maria Kobryń: Przedsiębiorców czeka kilka znaczących zmian, które dotkną zarówno sfery administracyjnej, technologicznej, jak i podatkowej. Przede wszystkim wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń oznacza, że firmy oraz zawody zaufania publicznego będą zobowiązane do korzystania z nowego systemu komunikacji elektronicznej z urzędami i administracją publiczną. W praktyce oznacza to konieczność założenia specjalnego adresu do doręczeń i wdrożenia procedur, które zagwarantują płynność obsługi tego systemu. Kolejną dużą zmianą będzie Jednolity Plik Kontrolny CIT (JPK_CIT), który stanie się nowym obowiązkiem dla podatników CIT. Wymaga to od przedsiębiorców pełnej gotowości księgowej oraz dostosowania systemów finansowych do nowych formatów sprawozdawczości.
Nie można pominąć również dyrektywy NIS2, która nakłada na firmy obowiązek zadbania o bardziej zaawansowane środki cyberbezpieczeństwa. Dla przedsiębiorstw, zwłaszcza działających w środowisku cyfrowym, oznacza to konieczność przeprowadzenia audytu IT, wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń, a także przeszkolenia zespołu. Te zmiany, choć wymagające, mają poprawić bezpieczeństwo funkcjonowania firm i usprawnić komunikację z administracją.
2. Które z nowych regulacji mogą mieć największy wpływ na małe i średnie przedsiębiorstwa?
Maria Kobryń: Największe wyzwania dla małych i średnich przedsiębiorstw mogą wynikać z nowych obowiązków cyfrowych oraz raportowych. E-Doręczenia, choć mają na celu usprawnienie komunikacji z administracją, mogą okazać się trudne do wdrożenia dla firm, które dotychczas działały w sposób bardziej tradycyjny. Kolejnym istotnym obciążeniem będzie konieczność dostosowania się do dyrektywy NIS2, która wymaga wdrożenia skutecznych mechanizmów cyberbezpieczeństwa – co może być kosztowne i czasochłonne dla mniejszych podmiotów. Ponadto zmiany w systemie kaucyjnym związane z recyklingiem opakowań wprowadzą dodatkowe obowiązki ekologiczne, które mogą wpłynąć na koszty operacyjne.
3. Czy możemy spodziewać się nowych obowiązków sprawozdawczych lub administracyjnych?
Maria Kobryń: Tak, w nadchodzącym roku przedsiębiorcy muszą liczyć się z nowymi wymogami sprawozdawczymi. Jednym z najważniejszych jest obowiązek składania Jednolitego Pliku Kontrolnego CIT (JPK_CIT), który będzie dotyczył podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Ten dodatkowy obowiązek wymaga dostosowania systemów księgowych i zapewnienia, że firma jest w stanie generować odpowiednie dane zgodne z wymogami administracyjnymi. Inną istotną zmianą jest wprowadzenie regulacji wymagających raportowania różnic w wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami, co zwiększa przejrzystość, ale także nakłada na firmy nowe obciążenia związane z analizą danych i ich publikacją. Ta zmiana zapewne wejdzie z początkiem 2026 roku, ale już powoli powinniśmy się do tego przygotowywać.
4. Jakie zmiany w podatkach będą szczególnie istotne dla przedsiębiorców w nadchodzącym roku?
Maria Kobryń: Najbardziej odczuwalną zmianą w podatkach będzie wprowadzenie metody kasowej w rozliczaniu podatku dochodowego (PIT). Zmiana ta jest szczególnie istotna i przede wszystkim bardzo dobra dla przedsiębiorców, którzy zmagają się z opóźnieniami w płatnościach od kontrahentów, ponieważ pozwala na odprowadzenie podatku dopiero po otrzymaniu faktycznej płatności. To znacząco poprawi płynność finansową wielu firm. Oprócz tego przewidywane są modyfikacje w naliczaniu składek na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne, co wpłynie na wysokość zobowiązań przedsiębiorców wobec systemu ubezpieczeń społecznych.
5. W jaki sposób przedsiębiorcy mogą się przygotować do wdrożenia nowych przepisów?
Maria Kobryń: Przedsiębiorcy, chcąc uniknąć negatywnych konsekwencji wynikających z opóźnień we wdrażaniu nowych przepisów, powinni podjąć działania przygotowawcze już teraz. Przede wszystkim warto zainwestować w aktualizację systemów informatycznych, które pozwolą na sprawną realizację nowych obowiązków, takich jak e-Doręczenia czy JPK_CIT. Równocześnie należy przeprowadzić audyt wewnętrzny procedur związanych z ochroną danych i cyberbezpieczeństwem, szczególnie w kontekście wdrożenia dyrektywy NIS2. Kluczowe jest również zapewnienie pracownikom odpowiednich szkoleń, które pomogą im dostosować się do zmian prawnych oraz regularne konsultacje z doradcami prawnymi i podatkowymi.
6. Czy wprowadzane zmiany mogą wpłynąć na koszty prowadzenia działalności gospodarczej?
Maria Kobryń: Tak, wprowadzane zmiany niewątpliwie wpłyną na koszty prowadzenia działalności. Na przykład dyrektywa NIS2 wymaga inwestycji w systemy cyberbezpieczeństwa, co może być szczególnie odczuwalne dla małych firm. System kaucyjny wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów logistycznych i dostosowania procedur do wymagań ekologicznych. Z kolei zmiany w minimalnym wynagrodzeniu, które mogą wejść w życie w trakcie roku, wpłyną na koszty zatrudnienia. Chociaż niektóre regulacje, takie jak PIT kasowy, mogą poprawić płynność finansową, przedsiębiorcy powinni uwzględnić w swoich budżetach dodatkowe środki na wdrożenie nowych przepisów.
7. Czy pojawiły się nowe przepisy, które mogą być szczególnym wyzwaniem dla startupów lub firm innowacyjnych?
Maria Kobryń: Startupy i firmy innowacyjne mogą odczuć szczególne trudności związane z dyrektywą NIS2, która wymaga wdrożenia zaawansowanych mechanizmów cyberbezpieczeństwa. Dla wielu młodych firm, które dopiero rozwijają swoją infrastrukturę technologiczną, takie regulacje mogą być wyzwaniem zarówno finansowym, jak i organizacyjnym. Innym problemem dla startupów może być konieczność dostosowania się do nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów, co wymaga stworzenia odpowiednich procedur wewnętrznych oraz zapewnienia ich skuteczności.
8. Czy wprowadzenie PIT kasowego wpłynie znacząco na sposób rozliczania się firm?
Maria Kobryń: Wprowadzenie PIT kasowego to duża zmiana, która może znacząco wpłynąć na sposób rozliczeń firm. Dzięki tej metodzie przedsiębiorcy będą zobowiązani do zapłaty podatku dochodowego dopiero w momencie otrzymania zapłaty od kontrahenta, a nie w chwili wystawienia faktury. Rozwiązanie to szczególnie pomaga firmom działającym w sektorach, gdzie terminy płatności są wydłużone. Pozwoli to lepiej zarządzać płynnością finansową i uniknąć konieczności opłacania podatku od niezrealizowanych przychodów.
9. Jakie kroki powinni podjąć przedsiębiorcy już teraz, aby przygotować się do nadchodzących zmian?
Maria Kobryń: Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej zająć się dostosowaniem swoich systemów informatycznych do wymogów nowych przepisów, zwłaszcza w kontekście e-Doręczeń i JPK_CIT. Warto również zlecić audyt bezpieczeństwa IT w celu sprawdzenia zgodności z dyrektywą NIS2. Ważne jest przeanalizowanie swoich procedur wewnętrznych i zidentyfikowanie obszarów, które wymagają dostosowania. Dobrym rozwiązaniem jest także zaangażowanie specjalistów, takich jak doradcy prawni czy podatkowi, którzy pomogą ocenić ryzyka i wypracować najlepsze strategie wdrożenia zmian.
10. Czy są jakieś aspekty prawne, które przedsiębiorcy często pomijają, a które mogą ich kosztować dużo czasu lub pieniędzy w przyszłości?
Maria Kobryń: Przedsiębiorcy często bagatelizują kwestie związane z ochroną danych osobowych i cyberbezpieczeństwem, nie doceniając ryzyka kar finansowych wynikających z naruszeń. Innym pomijanym aspektem jest regularne aktualizowanie umów z kontrahentami, szczególnie w świetle zmieniających się przepisów. Brak dbałości o te kwestie może prowadzić do problemów prawnych, które są kosztowne i czasochłonne do rozwiązania.
11. Czy widzi Pani szanse, że wprowadzane zmiany mogą przynieść przedsiębiorcom korzyści, czy raczej będą wyzwaniem?
Maria Kobryń: Chociaż wiele wprowadzanych zmian stanowi wyzwanie, niektóre z nich mają potencjał przynieść korzyści przedsiębiorcom. Wprowadzenie PIT kasowego, ułatwienia w sukcesji firm dzięki fundacjom rodzinnym czy większa przejrzystość w rozliczeniach to zmiany, które mogą pozytywnie wpłynąć na sposób prowadzenia działalności. Jednak aby w pełni wykorzystać te szanse, przedsiębiorcy muszą być proaktywni i odpowiednio przygotowani, ponieważ wdrożenie nowych regulacji wymaga czasu, inwestycji i przemyślanych działań.
