W biznesie jest zawsze kilka alternatyw. Możesz samodzielnie prowadzić księgowość – jeśli masz małą firmę. Można powierzyć prowadzenie księgowości znajomemu, który zrobi to teoretycznie „niskim kosztem”, niejako przy okazji. Możemy też zatrudnić własną księgową – jeśli zarządzamy większą spółką. W końcu można również skorzystać z profesjonalnych usług biura rachunkowego. Pytanie tylko na co się zdecydować?
Samodzielnie sporządzać bilanse i składać deklaracje do odpowiednich urzędów, czy też zatrudnić księgowego? A może powierzyć te zadania zaufanym profesjonalistom z biura rachunkowego? To dylemat każdego przedsiębiorcy – mówi Małgorzata Latuszek, prezes zarządu Taxxo – na szczęście po krótkiej analizie biznesu możemy na to pytanie udzielić sobie w miarę obiektywnej odpowiedzi. Jak to zrobić? Ekspert największej w Polsce sieci niezależnych biur rachunkowych podpowiada: najłatwiej przeprowadzając rachunek korzyści i odpowiadając sobie na kilka pytań.
Na początek rozważmy argumenty "PRZECIW" zleceniu księgowości do biura rachunkowego. Przy małych firmach przede wszystkim związane są z kosztami takiej obsługi, a w przypadku większych przedsiębiorstw z ryzykiem trafienia na przysłowiową „minę” i złym wyborem biura księgowego.
- Koszty obsługi księgowej – choć na pierwszy rzut oka zawsze mamy wrażenie, że praca wykonana „samemu” jest tańsza, to warto sobie szczerze odpowiedzieć na pytanie czy w tej kalkulacji uwzględniamy np. koszty czasu pracy, który można by poświęcić na pozyskiwanie nowych klientów, konsekwencje popełnianych błędów, czy inne "niewidoczne" koszty?
- Ryzyko wyboru niewłaściwego biura – dotyczy wszystkich, a przede wszystkim firm, które dopiero startują w biznesie i którym zdecydowanie trudniej jest sprawdzić jakość usług księgowych przed faktycznym rozpoczęciem współpracy z takim biurem.
- Ryzyko potencjalnych problemów wynikających ze złego wyboru biura – bo takie też się zdarzają. Fora internetowe pełne są kazusów niezadowolenia klientów, od spraw wydawać mogłoby się trywialnych jak długi okres oczekiwania na usługę , której firma potrzebuje natychmiast, poprzez błędy w rozliczeniach, zaniedbywanie interesu klienta, a nawet w ekstremalnych przypadkach gubienie dokumentów księgowych.
- Ryzyko braku potrzebnego doradztwa ze strony biura – bo nie każde biuro świadczy takie usługi. Natomiast klienci zawsze oczekują wsparcia merytorycznego i odpowiedzi na proste pytanie: co można zrobić aby zapłacić niższe podatki?
- Poczucie większej kontroli – które jest silniejsze gdy dane i dokumenty firmy są teoretycznie zawsze pod ręką, bo samodzielnie prowadzimy księgowość , a otrzymanie kopii ważnego dokumentu nie stanowi problemu.
Podsumowując - wydaje się, że powyższe argumenty można brać pod uwagę tylko w przypadku mikro działalności, którą faktycznie możemy rozliczać samodzielnie. Natomiast każde poważne przedsiębiorstwo – począwszy od sektora małych firm po większe spółki, powinno dokładnie przestudiować argumenty "ZA", które przemawiają za korzystaniem z zewnętrznych usług księgowych i dobrze wybrać biuro rachunkowe:
- Oszczędność czasu – to bardzo ważna zaleta i nie chodzi to tylko o czas na "księgowanie" czy też "sporządzanie deklaracji", ale przede wszystkim na wyjaśnianie, sprawdzanie, stanie na poczcie, przekazywanie deklaracji do urzędów, szukanie wyjaśnień w przepisach, poprawianie popełnionych błędów – lista takich spraw jest długa.
- Bezpieczeństwo i pewność zgodności z przepisami – co należy mieć na rozwadze, bo nawet przy małej ilości dokumentów przedsiębiorca natrafia zawsze na mnóstwo pytań, z nie do końca jasnymi odpowiedziami: co z tym VAT od samochodów, co z leasingiem, a jak księgować koszty bankowe, a co z ratami kredytu, jaką formę rozliczania podatku wybrać... A trzeba pamiętać, że pomyłka naprawdę może sporo kosztować - nie tylko pieniędzy ale i nerwów.
- Rozliczanie pracowników, kadry i płace – bo to wymaga kompetencji i odpowiedzialności. To jeden z najtrudniejszych i najbardziej ryzykownych tematów, dobrze prowadzony pozwala na oszczędności, natomiast w przypadku błędów naraża nas na spore straty. Abstrahując od tego, że dla wielu osób już zapoznanie się z Programem Płatnika do wystawiania deklaracji ZUS dla niektórych będzie wyzwaniem.
- Wsparcie w nietypowych sytuacjach – które mogą nas spotkać dość często. Czy zawsze musimy osobiście zgłaszać się do urzędu w odpowiedzi na jego pismo? Czym grozi jednodniowe późnienie z zapłatą podatku? Jak skorygować fakturę po upływie miesiąca rozliczeniowego? Sytuacji, w których potrzebne jest profesjonalne wsparcie może być naprawdę wiele.
- Pomoc w kontaktach z urzędami i ZUS – bo tutaj naprawdę trzeba znać swoje prawa i możliwości.
- Przeniesienie odpowiedzialności za biuro, czyli "ubezpieczenie" od błędów – jako jeden z kluczowych argumentów za wyborem biura rachunkowego. Profesjonalne biuro rachunkowe ma ubezpieczenie OC, w razie błędnego zaksięgowania kosztów dzięki wykupionej polisie może zwrócić koszty niezapłaconego podatku z odsetkami.
- Brak kosztu zakupu programów księgowych – z którego zwalnia nas wybór biura rachunkowego. Nie musimy płacić za takie programy, naukę ich obsługi czy aktualizację.
Czy nadal warto się zastanawiać czy wybrać biuro rachunkowe, czy może lepiej rozważyć wszystkie powyższe argumenty i odpowiedzieć sobie na pytanie „Jak dobrze wybrać biuro rachunkowe?”
Ile kosztuje księgowość w dobrym biurze? Sprawdź TUTAJ.
Taxxo to największa w Polsce sieć niezależnych biur rachunkowych, zrzeszająca ponad 40 partnerów w największych polskich miastach. Stworzona przez Taxxo internetowa platforma dla klientów biur rachunkowych w sieci Taxxo zyskała uznanie już ponad 1 000 firm, także poza granicami kraju i jest najczęściej nagradzaną tego typu usługą. Jako jedyna platforma w Polsce nie wymaga zmiany systemu księgowego biura ani jego rozbudowy, natomiast automatycznie integruje się z 25 najpopularniejszymi systemami księgowymi. Od 2009 roku głównym celem determinującym rozwój projektu Taxxo e-biuro rachunkowe jest podniesienie standardów i promocja technologii informacyjnych w świadczeniu usług finsowo-ksiegowych w Polsce. Wykorzystanie tych narzędzi dało Taxxo pozycję lidera, a sama marka stała się wyznacznikiem i synonimem jakości w sektorze e-usług księgowych. Wśród wielu wyróżnień dla systemu Taxxo e-biuro rachunkowe znalazły się m.in. nagroda Jakość Roku 2009 w kategorii Innowacja, wygrana w półfinale prestiżowego konkursu Eurecan European Venture Contest 2010, który odbył się na Warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, a także miejsce wśród 10 spółek w kategorii najbardziej innowacyjnych firm oraz projektów o potencjale globalnym.
[źródło: http://taxxo.pl/]
