Kiedy trzeba kupić kasę fiskalną

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do stosowania kas fiskalnych. Od tej ogólnej zasady są jednak wyjątki, które jak dotąd raz na dwa lata określa minister finansów w specjalnym rozporządzeniu.

Kasa przy obrotach powyżej 20 tys. zł
Od początku tego roku zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej przysługuje przedsiębiorcom, u których kwota obrotu w poprzednim roku nie przekroczyła 20 tys. zł. Do końca ubiegłego roku obrót uprawniający do zachowania zwolnienia na następny rok wynosił 40 tys. zł w przypadku przedsiębiorców kontynuujących działalność oraz 20 tys. zł dla tych którzy w 2012 r. otworzyli firmę. W przypadku firm o dłuższej historii limit obrotu zmuszający do zakupu kasy został więc obniżony o połowę. Co ważne, w przypadku start-upów, choć kwota limitu pozostała ta sama, to konieczność zakupu kasy może się pojawić już przy niższych obrotach. Począwszy od tego roku wprowadzona została bowiem zasada, że limit oblicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Czyli przykładowo, jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność tylko pół roku, to limit wynosi 10 tys. zł. Wyjątek przewidziano jednak dla firm utworzonych w 2012 roku – dla nich limit wynosi 20 tysięcy bez względu na czas prowadzenia działalności.

1 667 zł miesięcznego obrotu
Co prawda do celów ustalenia limitów uwzględnia się tylko sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jednak próg uprawniający do zwolnienia został ustawiony bardzo nisko. Co istotne 20 tys. zł to limit, który należy wziąć pod uwagę ustalając prawo do zwolnienia w obecnym roku. Chociaż w zeszłym roku do zachowania zwolnienia uprawniał limit 40 tys. zł, to ustalając prawo do jego zachowania w 2013 r. należy wziąć pod uwagę 20 tys. zł. Oznacza to, że zakupu kasy fiskalnej i ewidencjonowania przy jej użyciu sprzedaży będą musieli dokonać wszyscy przedsiębiorcy, których średniomiesięczne obroty w zeszłym roku wyniosły około 1 667 zł.

Szkoły nauki jazdy bez zwolnienia
Obecnie pilnować kwoty obrotów i limitu uprawniającego do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych muszą także osoby świadczące usługi w zakresie szkół jazdy (wcześniej taki rodzaj działalności korzystał ze zwolnienia, jeżeli w poprzednim roku podatkowym udział obrotów z tytułu tej sprzedaży w obrotach ogółem przedsiębiorcy był wyższy niż 80%).
Inne zwolnienia utrzymane
Problemów związanych z zakupem kasy fiskalnej unikną natomiast przedsiębiorcy, którzy dotychczas korzystali ze zwolnienia z racji dokonywania czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. Są wśród nich m. in. świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile łącznie zostaną spełnione następujące warunki:
1. każde świadczenie usługi dokonane przez przedsiębiorcę jest dokumentowane fakturą, w której zawarte są dane identyfikujące odbiorcę;
2. liczba świadczonych takich usług w poprzednim roku nie przekroczyła 50, przy czym liczba ich odbiorców w tym okresie była mniejsza niż 20.

1 marca - data przełomowa
Przekroczenie limitu nie oznacza co prawda, że od następnego dnia trzeba mieć już kasę fiskalną. Na zakup oraz zgłoszenie przewidziane zostały dwa miesiące. Zwolnienie traci bowiem moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył limit 20 tys. zł. Natomiast przedsiębiorcy, którzy utracili zwolnienie od tego roku, a nie przestali spełniać warunków do zwolnienia z kas fiskalnych do końca ubiegłego roku (czyli ich obrót w 2012 r. zmieścił się w kwocie 40 tys. zł ale był wyższy niż 20 tys. zł) tracą prawo do zwolnienia 1 marca br. Oznacza to, że tego dnia powinni rozpocząć ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy.

Brak kasy, brak sprzedaży
Niestety na rynku zostało już niewiele kas fiskalnych. Z badania telefonicznego przeprowadzonego przez Tax Care w wybranych miastach wynika, że w niektórych punktach można kupić jeszcze droższy model (w cenie ok. 2 tys. zł) jednak i te są już na wyczerpaniu. Tańsze modele (w cenie ok. 900 zł) są już praktycznie niedostępne. Tak duże zainteresowanie tańszymi modelami wiąże się z konstrukcją tzw. ulgi na zakup kasy fiskalnej. Przedsiębiorca może bowiem ubiegać się o zwrot 90 % wydatków poniesionych na zakup kasy fiskalnej, nie więcej jednak niż 700 zł. Ministerstwo Finansów na etapie projektowania nowych rozwiązań szacowało, że w związku ze zmianami obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania z użyciem kasy może dotyczyć nawet ponad 150 tys. osób (albo około 70 tys. – trudności z dokładnym określeniem wynikały z braku informacji ile firm prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz ile kas będzie potrzebował każdy z przedsiębiorców, który utraci prawo do zwolnienia).

Przepisy są jednak bezwzględne. Jeżeli z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku przy zastosowaniu kasy, wtedy teoretycznie podatnik jest zobowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej.
 Zatem nie ma innej możliwości, jak konieczność zakupu. W przypadku gdy ewidencjonowanie przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, ustawa wprost zakazuje dokonywania sprzedaży.

Jeżeli przedsiębiorca, który powinien dokonywać rejestracji z użyciem kasy fiskalnej naruszy ten obowiązek, musi się liczyć z tym, że naczelnik urzędu skarbowego (lub organ kontroli skarbowej) ustali za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowe zobowiązanie podatkowe nie może być jednak ustalone. 

Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care